يمكنك استخدام مستندات غوغل (Google Docs) لكتابة مستندات خاصة بالعمل وقراءتها، وصياغة رسائل البريد الإلكتروني، وتدوين الملاحظات، وتنظيم الأفكار والتخطيط للمشاريع والرحلات وغير ذلك. وهناك العديد من الأشخاص الذين يستخدمون مستندات غوغل بانتظام، فهي تحتوي على العديد من الميزات التي تسهّل الكتابة والتحرير والقراءة وتدوين الملاحظات والتنظيم والتخطيط سواء كنت تستخدمها للعمل أو الدراسة أو غيرها.
على سبيل المثال، في بعض الأحيان عندما تكتب بريدًا إلكترونيًا مهمًا أو دعوة لإضافتها إلى التقويم، فمن الأفضل الحصول على تعليقات من زميل أو اثنين من زملاء العمل قبل الإرسال للتأكد من المعلومات المضمنة فيها.
تسمح لك ميزة (مسودة البريد الإلكتروني) email draft وميزة (مسودة أحداث التقويم) calendar event draft بكتابة مسودة في المستندات والتعاون مع زملاء العمل لتحريرها، وبمجرد أن تتأكد من أن المسودة جيدة، يمكنك تصديرها مباشرة إلى Gmail أو (تقويم غوغل) Google Calendar.
ولتجربة هذه الميزة، اكتب:@ في مستند ثم اختر email draft أو calendar event draft، ثم اكتب مسودة رسالة البريد الإلكتروني أو مسودة الحدث، ثم يمكنك تحديد زملاء العمل للتعليق على المحتوى والتعاون فيه، وبمجرد أن تصبح المسودة جاهزة، انقر فوق رمز Gmail في الجهة اليُسرى لتصدير مسودة البريد الإلكتروني إلى Gmail؛ أو اضغط فوق أيقونة التقويم في الجهة اليُسرى لمعاينة الدعوة في التقويم.
كما يمكن تخصيص بعض الكلمات في مستندات غوغل لتجنب الأخطاء الإملائية. بعض الأشخاص يستخدمون اختصارات للإشارة إلى كلمات محددة أثناء الكتابة في مستندات غوغل، مثل استخدام “Mtg” بدلاً من “Meeting” واستخدام “cal” بدلاً من “calendar”، وغيرها.
ومع ذلك، قد ترى مستندات غوغل هذه الاختصارات كأخطاء إملائية. لتوفير الوقت وتجنب هذه المشكلة، يمكنك تخصيص قاموس مستندات غوغل الشخصي وإضافة هذه الكلمات إليه، حتى لا تظهر كأخطاء إملائية. لتجربة ذلك، اتبع الخطوات التالية: انتقل إلى قائمة “الأدوات”، ثم انقر فوق “Proofread”، واختر “Personal dictionary”، ثم أضف هذه الاختصارات إلى القاموس الشخصي.
بالإضافة يمكنك استخدام ميزة (مقارنة المستندات) Compare documents،عندما تحتاج لمراجعة نسختين من المستند يبدو كلاهما متشابهًا للوهلة الأولى.
ولتجربة هذه الميزة، انقر فوق زر (الأدوات) Tools ثم اختر (قارن المستندات) Compare documents، ثم اختر المستندات التي تود مقارنتها من Google Drive.
ستُنشئ مستندات غوغل بعد ذلك مستندًا جديدًا تظهر فيه الاختلافات بين المستندين باللون الأحمر، مما يسهل رؤية التغييرات وتحديد الأخطاء المحتملة.
هناك أيضا ميزة تسمح لك بوضع نص بديل للصور و الرسومات التي تشاركها في مستنداتك.
ولإضافة نص بديل، انقر بزر الفأرة (mouse) الأيمن فوق الصورة أو الرسم البياني ثم اختر (نص بديل) Alt text واكتب الوصف.
يمكنكم نشر مقتطفات من المقال الحاضر، ما حده الاقصى 25% من مجموع المقال، شرط: ذكر اسم المؤلف والناشر ووضع رابط Aghani Aghani (URL) الإلكتروني الذي يحيل الى مكان مصدر المقال، تحت طائلة تطبيق احكام قانون حماية الملكية الفكرية.
